Wydarzenie jest zorganizowane w konwencji biblioteki – są Żywe Książki (przedstawiciele i przedstawicielki grup traktowanych stereotypowo, wykluczanych lub dyskryminowanych), są czytelnicy i czytelniczki (osoby, które bibliotekę odwiedzają i rozmawiają z Żywymi Książkami), są także bibliotekarki (osoby, które czuwają nad przebiegiem wydarzenia i „wypożyczają” Żywe Książki).

​

Książka w Żywej Bibliotece ma wyjątkowe znaczenie. Jej rola polega na szczerej rozmowie z czytelnikiem, czytelniczką. To szczególne spotkanie „twarzą w twarz” ma przede wszystkim wpłynąć na uprzedzenia względem konkretnej grupy, którą Żywa Książka reprezentuje.

Wierzymy, że rozmowy z Żywymi Książkami przyczynią się do wzajemnego poznania, szacunku i akceptacji.

Żywą Książkę określa się tytułem. Jest on związany ze stereotypem, który tej Książki dotyczy.

Wkrótce zdradzimy tytuły Żywych Książek, z którymi będzie można porozmawiać w cztery oczy przez 30 minut już 16 kwietnia.

​

Przychodząc do Żywej Biblioteki, jak w tradycyjnej bibliotece, należy zapisać się. Następnie można skorzystać z katalogu i wybrać konkretną Żywą Książkę.